Assistant(e) de projet - Chisinau, Moldavie
Chisinau, République de Moldavie
Description du poste :
• Assister l’équipe de gestion de projet et les experts dans la réalisation des activités nécessaires à la mise en œuvre du projet.
• Contribuer à la planification et à la réalisation des activités dans le cadre du projet ENP, y compris les activités en ligne et sur site.
• Assister l’équipe de gestion de projet dans la préparation des rapports de projet.
• Organiser la participation des participants et des experts aux activités du projet (missions, formations, visites d’étude, réunions des groupes de travail à Eurostat, etc.), notamment :
o Préparer un budget prévisionnel pour l’événement
o Acheter les billets d’avion et souscrire une assurance voyage
o Verser les indemnités journalières
o Rédiger les lettres d’invitation pour l’obtention des visas et fournir un soutien logistique aux participants
o Récupérer les documents de voyage à l’issue des missions
o Collecte mensuelle des rapports d’activité
o Collecte des listes de participants et de tous les documents financiers pertinents
• Documentation de l’événement (photos, etc.)
• Fournir un soutien logistique pour les missions des experts, notamment en proposant et en réservant des hôtels, et en organisant les transferts depuis l’aéroport (sur demande)
• Maintenir une communication régulière et efficace avec l’équipe de gestion du projet et la tenir informée des questions importantes.
• Assurer la traduction de documents à l’aide de DeepL, selon les besoins.
• Créer des liens Webex pour tous les événements en ligne et fournir un soutien technique aux KE1, KE2 et STE pendant les réunions.
• Soumettre les formulaires d’évaluation et préparer des synthèses des évaluations des activités par les participants (rapports d’évaluation), sur la base des retours reçus via l’enquête de l’UE, et préparer les documents à soumettre à Eurostat.
• Rédiger la liste des participants et enregistrer la version numérisée et signée dans MS Teams.
• Enregistrer les présentations des experts sur MS Teams.
• Effectuer d’autres tâches directement assignées par l’équipe de gestion de projet dans le cadre des activités du projet
Volet financier :
• Assister le responsable financier du projet dans les tâches administratives liées aux procédures d’exonération de TVA.
• Sous la supervision du responsable financier du projet, planifier les coûts du projet et préparer les budgets mensuels.
• Sous la supervision du chef de projet financier, compléter et tenir à jour la documentation financière du projet, y compris la saisie mensuelle des coûts dans le système WINPACCS.
• Collecter tous les justificatifs, la liste originale signée des participants, les classer et les envoyer chaque mois au siège de la GOPA à Bad Homburg.
Formation et compétences
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Diplôme universitaire en finance, statistiques, gestion d'entreprise, gestion de projet ou dans un domaine connexe.
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Une formation complémentaire en gestion de projet ou en administration constitue un atout.
Expérience professionnelle générale :
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Au moins 5 ans d’expérience dans l’administration, la coordination ou la gestion de projets, de préférence dans le cadre de projets internationaux ou financés par des bailleurs de fonds.
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Une expérience antérieure dans le cadre de projets financés par l’UE ou de structures similaires constitue un atout.
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Excellente maîtrise de l’anglais, du roumain et du russe, à l’écrit comme à l’oral.
Expérience professionnelle spécifique :
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Expérience dans l'organisation d'événements, la gestion des déplacements et le soutien logistique.
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Maîtrise de la documentation financière et de la planification budgétaire.
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Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de collaboration en ligne (MS Teams, Webex).
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La maîtrise des logiciels de gestion de projet et de gestion financière constitue un atout (par exemple, WINPACCS).
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Expérience avec les outils d’enquête en ligne (par exemple, EU Survey).
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Compétences de base en traduction de documents (à l’aide de DeepL ou d’outils similaires).
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Solides compétences en matière d’organisation et de multitâche, souci du détail et rigueur dans la documentation.
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Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe internationale multiculturelle et dans le respect de délais serrés.
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Discrétion et fiabilité dans le traitement d’informations sensibles.
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