Asistente de proyectos - Chisinau, Moldavia

Lugar de trabajo: Chisinau, República de Moldavia Descripción del puesto: - Asistir al equipo de gestión del proyecto y a los expertos en la realización de las actividades necesarias para la ejecución del proyecto. - Apoyar la planificación y realización de actividades en el marco del proyecto de la PEV, incluidas las actividades en línea e in situ. - Asistir al equipo de gestión del proyecto en la preparación de los informes del proyecto. - Organizar la participación de los participantes y expertos en las actividades del proyecto (misiones, formaciones, visitas de estudio, reuniones del grupo de trabajo en Eurostat, etc.), incluyendo: o Preparación de un presupuesto provisional para el evento o Compra de billetes de avión y contratación de seguros de viaje o Pago de dietas o Preparación de cartas de invitación a efectos de visado y prestación de apoyo logístico a los participantes o Recogida de documentos de viaje después de las misiones o Recogida de informes de actividad mensualmente o Recogida de las listas de participantes y de todos los documentos financieros pertinentes - Documentación del evento (fotos, etc.)) - Proporcionar apoyo logístico para las misiones de expertos, incluyendo - proponer y reservar hoteles, y organizar los traslados al aeropuerto (previa solicitud) - Mantener una comunicación regular y eficaz con el Equipo de Gestión del Proyecto y mantenerles informados de los asuntos importantes - Proporcionar traducciones de documentos utilizando DeepL, según sea necesario.
- Crear enlaces Webex para todos los eventos en línea y proporcionar apoyo técnico a KE1, KE2 y STEs durante las reuniones - Presentar los formularios de evaluación y preparar resúmenes de las evaluaciones de las actividades por parte de los participantes (informes de evaluación), basándose en los comentarios recibidos a través de EU Survey, y preparar los documentos que se presentarán a Eurostat - Redactar la lista de participantes y guardar la versión escaneada y firmada en MS Teams.
- Guardar las presentaciones de los expertos en MS Teams.
- Realizar otras tareas asignadas directamente por el Equipo de Gestión del Proyecto en el marco de las actividades del proyecto Parte financiera: - Apoyar al Gestor Financiero del Proyecto en las tareas administrativas relacionadas con los procedimientos de exención del IVA. - Bajo la supervisión del Gestor Financiero del Proyecto, planificar los costes del proyecto y preparar los presupuestos mensuales. - Bajo la supervisión del Gestor Financiero del Proyecto, completar y mantener la documentación financiera del proyecto, incluida la introducción mensual de los costes en el sistema WINPACCS.
- Recoger todos los recibos, la lista original firmada de los participantes, organizarlos y enviarlos mensualmente a la sede de GOPA en Bad Homburg.